自分のルーツを遡るために集めた戸籍資料。せっかくなら自分だけの秘密にせず、家族や親戚にも共有したいと考えました。直系から兄弟姉妹へとつながりが広がる家系図と一緒にプレゼントすれば、きっと喜んでもらえるはずです。
しかし、ここで一つ大きな壁が立ちはだかりました。集まった戸籍資料は全部で28通。これを親兄弟の人数分用意するとなると、コピーする枚数は全部で数百枚という膨大なボリュームになります。原本を傷めずに、いかに効率よく、大切な資料を綺麗に残すか。今回は、この大量コピー作業をスムーズに進められた手順と体験談をお届けします。
同じように家系図作りや古い戸籍の整理をしていて、大量のコピーをどう処理しようか悩んでいる方の参考になれば幸いです。
コンビニか印刷会社か？セルフコピーの環境選び
最初は身近なコンビニのマルチコピー機を使うことを考えました。しかし、数百枚もの書類を1枚ずつめくりながらコピー機の前で立ち尽くす姿を想像すると、少し気が引けました。後ろに人が並んだら焦ってしまいますし、落ち着いて作業ができません。
そこで見つけたのが、地域の印刷会社が一般向けに提供している「業務用コピー機のセルフ貸出サービス」です。自分で操作する点はコンビニと同じですが、環境や設備に大きな違いがありました。
実際に利用してみて分かった、コンビニと印刷会社のセルフコピーの違いをまとめました。
| 比較項目 | 印刷会社のセルフコピー | コンビニのマルチコピー |
| 白黒コピー（A4・1枚） | 約5円〜8円（安価） | 10円 |
| カラーコピー（A4・1枚） | 約20円〜30円（安価） | 50円 |
| 作業スペース | 広いテーブルがあり作業しやすい | 狭い荷物置き台のみ |
| 周囲の環境 | 利用者が限られ落ち着いている | 人の出入りが多く混雑しやすい |
| 機械の性能 | オフィス用の大型高速複合機 | 標準的なマルチコピー機 |
※料金は地域や店舗によって異なります。
料金の安さはもちろんですが、何よりも印刷会社のオフィスには「広いテーブル」が用意されていたことが大きなメリットでした。数百枚の紙を系統ごとに並べたり、部数ごとに仕分けしたりする作業には、十分なスペースが不可欠だからです。
トラブルを防ぐ！戸籍コピーの事前準備と実践手順
大量の書類をスムーズにコピーするためには、事前の下準備が成否を分けます。役所から受け取った状態のまま持っていくのではなく、コピー機にかける前の段階で、以下のような手順を踏んで整理整頓を進めました。
- ホチキスを丁寧に外す
役所から発行された戸籍資料は、複数枚にわたる場合、ホチキスでしっかり留められています。まずはこれをすべて取り外して、1枚ずつバラの状態にします。 - ページの順番を管理する
ホチキスを外すと、どの紙が誰の何ページ目なのか分からなくなる危険があります。混乱を防ぐため、コピー後に消せるよう、役所側で貼られていた付箋の番号を参考に鉛筆で余白部分に小さく番号を書き込みました。（原本への書き込みに抵抗がある場合は、別の付箋に番号を移し替えたり、手元のメモに書き残したりするのもおすすめです） - 付箋を剥がして原本をフラットにする
順番を書き終えたら、書類についている付箋をすべて剥がします。付箋がついたままだとコピー時に影になって文字が隠れてしまうためです。 - 原稿台（ガラス面）に1枚ずつセットしてコピー
印刷会社に持ち込み、自動で紙を吸い込むフィーダーは使わずに、ガラス面に1枚ずつ手作業で置いてコピーをとりました。 - 広いテーブルで部数ごとに仕分け
刷り上がったコピーを、用意されていた広い机の上に並べ、家族ごとにセットを組んでいきました。
実際に作業して気がついたことと注意点
今回の作業中、特に意識して良かったと感じたのが「自動フィーダーを使わずに手作業で1枚ずつコピーしたこと」です。
役所のホチキスが留められていた部分の紙は、針を外したあとも少しめくれ上がったり、ささくれ立ったりしています。この状態のまま、楽をしようとして自動送り装置に書類をまとめて投入すると、高い確率で紙詰まりを起こします。最悪の場合、貴重な原本が破れてしまう恐れもありました。
時間はかかりましたが、1枚ずつ丁寧にガラス面へセットしたことで、大切な資料を破損させることなく、すべて美しくコピーすることに成功しました。
また、印刷会社の静かな事務所という環境も味方してくれました。コンビニのように背後の視線を気にする必要がなかったため、自分のペースを崩さずに作業に没頭できました。刷り上がった数百枚の書類を、広いテーブルの上に「自分用」「親用」「兄弟用」「親戚用」とエリアを分けてゆったり配置できたのも、精神的なゆとりにつながりました。もしこれがコンビニの狭いスペースだったら、書類が混ざってパニックになっていたかもしれません。
丁寧に進めれば必ず形になる
最初は「数百枚のコピーなんて終わるだろうか」と少し不安でしたが、適切な場所を選び、事前の段取りをしっかり組むことで、驚くほどスムーズに作業を終えることができました。
古い文字を読みやすくするために色や濃度を試して調整してみたり、費用も想定より安く抑えられたので大満足の結果です。
手元に綺麗に揃った戸籍の束と、作成した家系図を眺めていると、これまでの調査の苦労がすべて報われたような気持ちになります。バラバラだった歴史のピースが、1冊の確かな記録としてまとまった瞬間は格別です。
これから家族や親戚にこの成果を届けるのが、今からとても楽しみです。皆さんも家系図用の戸籍を大量コピーする機会があれば、ぜひ作業環境のスペースや、事前のページナンバリングを意識してみてください。驚くほど作業が快適になります。
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